Lembrete automático de consulta para ótica

Como funciona o lembrete automático de exame de vista

Assim que o exame ou a visita é agendado no Otikos, o lembrete entra na fila automaticamente, sem a equipe precisar lançar nada à parte numa agenda separada ou copiar o horário para outro sistema de aviso.

Por padrão, o cliente recebe duas mensagens: uma 24 horas antes do horário marcado e outra 3 horas antes, no dia do compromisso. A primeira pede para confirmar presença, e a segunda reforça o horário. As duas saem pelo WhatsApp da própria ótica, no mesmo número que já é usado para atender.

Na agenda de exame, o texto de cada mensagem pode ser reescrito no painel para soar com o jeito de falar da ótica, e é possível adicionar mais etapas de aviso além das duas padrão, por exemplo um lembrete alguns dias antes para quem marcou o exame com bastante antecedência.

Cada etapa do lembrete é configurada como tempo antes do horário marcado, e não como data fixa: por isso a mesma regra de 24h e 3h antes vale tanto para o exame agendado para amanhã quanto para o marcado para daqui a duas semanas, sem precisar recalcular nada manualmente.

Para quem é o lembrete automático

Serve para ótica que perde horário de agenda com quem esquece o exame marcado, principalmente em datas com mais de um dia de antecedência, quando o compromisso sai fácil da cabeça do cliente no meio da rotina da semana.

Faz diferença maior ainda para quem já investe em atrair o lead, seja pelo atendimento no WhatsApp, seja por anúncio: um horário marcado que não vira exame realizado é agenda vazia e trabalho de qualificação que não converteu, e boa parte dessa perda vem só de esquecimento, não de desistência de verdade.

Serve também para quem hoje faz esse lembrete na mão, ligando ou mandando mensagem um a um no fim do dia para conferir quem vai aparecer amanhã. O mesmo aviso passa a sair sozinho, no horário certo, sem depender de alguém da equipe lembrar de fazer isso.

Na agenda de exame, vale tanto para quem agenda pelo Otikos direto no balcão quanto para quem marca durante o atendimento por IA no WhatsApp: o horário registrado entra na fila de lembrete, sem precisar cadastrar o compromisso duas vezes. Na régua de visita à loja, o lembrete acompanha as visitas marcadas pela IA no atendimento.

O que muda na rotina da ótica

O que acontece se o horário muda

Se o exame ou a visita é remarcado depois que o lembrete já foi criado, o Otikos ajusta a fila de acordo com o novo horário marcado, para o cliente não receber um aviso com a data antiga nem ficar sem lembrete depois da remarcação.

A resposta do cliente ao lembrete, seja confirmando ou avisando que não vai poder ir, fica registrada na mesma conversa de WhatsApp do atendimento, então a equipe vê tudo num único histórico, sem procurar em outro lugar.

Se o cliente não responde a nenhuma das duas mensagens, isso já é um sinal para a equipe olhar de perto: em vez de descobrir a falta só no horário marcado, dá para tentar outro contato antes, ou acionar a Ligação por IA como uma segunda tentativa por voz.

Como ativar e editar o lembrete

O lembrete automático já vem ativo com a cadência padrão de 24h e 3h antes do horário marcado. Na agenda de exame, a ótica pode editar o texto de cada etapa e o momento de envio direto no painel do Otikos; na régua de visita à loja, as etapas aparecem no painel, mas ainda não são editadas por ali.

A implantação também é o momento de decidir se a ótica quer manter só as duas etapas padrão ou adicionar mais uma, por exemplo um aviso alguns dias antes para quem agenda com bastante antecedência. Depois disso, o recurso roda sozinho a partir de cada novo agendamento.

Ele complementa o Follow up automático, que retoma quem ainda não agendou, e a Ligação por IA, que pode confirmar o mesmo compromisso por voz quando o cliente não responde a mensagem.