Política de Privacidade

Otikos — versão v1.2 — última atualização em 16 de setembro de 2026.

Esta política explica, em linguagem simples, quais dados pessoais o Otikos coleta, de quem, para quê, com quem compartilha, por quanto tempo guarda e como você exerce seus direitos previstos na Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018).

1. Quem é responsável pelos seus dados

A Otikos desenvolve e opera o sistema de mesmo nome, usado por óticas brasileiras para atender clientes por WhatsApp com inteligência artificial, agendar exames, registrar vendas no PDV e criar e acompanhar campanhas de anúncio no Google Ads e no Meta Ads.

O papel da Otikos muda conforme o titular dos dados, e isso importa para saber a quem você deve se dirigir:

Você é cliente ou paciente de uma ótica — a ótica que atendeu você é a controladora dos seus dados: foi ela que decidiu coletá-los e para quê. A Otikos atua como operadora, tratando esses dados por conta e ordem da ótica (LGPD, art. 5º, incisos VI e VII). Você pode procurar a ótica diretamente ou usar os nossos canais abaixo, que encaminhamos.
Você é dono ou funcionário de uma ótica assinante — para os dados da sua conta no painel — cadastro, acesso, uso do sistema e cobrança — a Otikos é a controladora.

Canais de contato para assuntos de privacidade: gsmidiasofc@gmail.com e o WhatsApp de atendimento divulgado em otikos.com.br. O pedido de exclusão tem um caminho próprio, descrito na seção 10.

Identificação do controlador: Otikos, com contato em gsmidiasofc@gmail.com. A razão social, o CNPJ e o endereço da empresa serão publicados nesta página; até lá, este e o canal de WhatsApp acima são os endereços válidos para qualquer pedido.

Encarregado pelo tratamento de dados pessoais (DPO): os pedidos são recebidos e respondidos em gsmidiasofc@gmail.com. O nome do encarregado será publicado nesta mesma seção.

2. Quais dados pessoais são coletados

O Otikos trata três conjuntos distintos de dados pessoais.

Dados da ótica assinante e de seus funcionários — nome, e-mail, telefone, cargo e credenciais de acesso ao painel; a unidade ou filial a que a pessoa está vinculada; registros de uso do sistema (data e hora de acesso, ações executadas, endereço IP); e dados de cobrança da assinatura, tratados pelo provedor de pagamentos.
Dados de clientes, pacientes e leads atendidos pela ótica — nome, telefone, e-mail, endereço e data de nascimento (estes dois últimos opcionais); o histórico de mensagens trocadas com a ótica pelo WhatsApp, inclusive as respondidas por inteligência artificial; agendamentos de exame e comparecimento; compras, orçamentos, ordens de serviço e dados de nota fiscal registrados no PDV.
Dados sobre visão e saúde ocular — dado pessoal sensível — sintomas relatados, uso de óculos ou lentes, queixas e informações da receita, quando a pessoa as informa no atendimento ou no formulário de agendamento. A LGPD classifica dado de saúde como sensível (art. 11) e o sistema o registra com o consentimento específico e destacado do titular, guardando a data e o texto exato do consentimento aceito.
Dados de navegação e de origem da campanha — endereço IP, tipo de navegador e dispositivo, páginas visitadas, e os parâmetros de origem do anúncio ou link (UTMs e o identificador de clique de anúncios que levam ao WhatsApp), usados para saber de qual campanha veio cada atendimento.

O Otikos não coleta dados de geolocalização precisa, não faz reconhecimento facial e não compra listas de contatos de terceiros.

3. De onde vêm esses dados

Diretamente de você, quando preenche um formulário de agendamento da ótica, fala com a ótica pelo WhatsApp, ou cadastra a sua conta no painel.
Da ótica assinante, quando ela cadastra ou importa a própria carteira de clientes no sistema.
Das plataformas de anúncio (Meta e Google), quando você clica em um anúncio da ótica e é levado à conversa no WhatsApp ou ao formulário: recebemos o identificador daquele clique para atribuir o atendimento à campanha correta.
Do seu navegador, automaticamente, ao acessar as páginas do sistema (endereço IP e dados técnicos da requisição).

4. Para que cada dado é usado

Atender, agendar e dar sequência ao contato — responder mensagens no WhatsApp (por inteligência artificial ou por um atendente humano da ótica), marcar e confirmar exames, enviar lembretes de consulta, retomar contato com quem não respondeu e fazer pós-venda.
Registrar a venda e emitir documento fiscal — montar orçamento e ordem de serviço, registrar a venda no PDV, controlar estoque e comissão e emitir a nota fiscal quando a ótica usa esse módulo.
Medir e otimizar os anúncios da própria ótica — saber de qual campanha veio cada atendimento e devolver às plataformas de anúncio a informação de que aquele contato virou agendamento ou venda, sempre com identificadores criptografados.
Operar, manter e proteger o sistema — autenticar o acesso, registrar quem acessou o quê para auditoria, limitar requisições para prevenir abuso, investigar incidentes e corrigir defeitos.
Cobrar a assinatura — emitir e conciliar as cobranças da ótica assinante e controlar o acesso conforme o plano contratado.
Produzir estatísticas agregadas — acompanhar volume de atendimento e desempenho da operação em números que não identificam pessoas individualmente.

Os seus dados não são vendidos, não são cedidos para listas de terceiros e não são usados para publicidade de outras empresas. Os dados de uma ótica não são cruzados com os de outra.

5. Bases legais da LGPD

Cada uso acima se apoia em uma base legal prevista na LGPD:

Execução de contrato (art. 7º, V) — tratar os dados da ótica assinante e de seus funcionários para entregar o serviço contratado, dar acesso ao painel e cobrar a assinatura.
Consentimento (art. 7º, I) — quando você preenche o formulário de agendamento ou inicia a conversa no WhatsApp para ser atendido pela ótica, e para o envio de lembretes e mensagens de retomada.
Consentimento específico e destacado (art. 11, I) — para qualquer dado sobre a sua visão ou saúde ocular. Sem esse consentimento, o sistema não registra esse tipo de informação.
Legítimo interesse (art. 7º, IX) — segurança do sistema, prevenção a fraude e abuso, registro de auditoria e medição agregada de desempenho — sempre limitado ao necessário e sem sobrepor os seus direitos e liberdades.
Cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II) — guarda de registros fiscais e contábeis da venda, e atendimento a requisições de autoridade competente.

Quando a base for o consentimento, você pode revogá-lo a qualquer momento pelos canais da seção 9, sem que isso invalide o tratamento feito antes da revogação.

6. Com quem os dados são compartilhados

O Otikos usa fornecedores de tecnologia para funcionar. Cada um recebe apenas o mínimo necessário, trata os dados sob instrução da Otikos e não pode usá-los para finalidade própria. A lista abaixo corresponde às integrações que realmente existem no sistema:

Supabase — banco de dados, autenticação e execução das funções de servidor. É onde os dados ficam armazenados. Servidores nos Estados Unidos.
Evolution API — camada técnica que envia e recebe as mensagens de WhatsApp da ótica.
DeepSeek e OpenAI — modelos de inteligência artificial que geram as respostas do atendimento e as sugestões do painel. Recebem o conteúdo da conversa necessário para responder.
ElevenLabs — geração de mensagens de áudio, quando a ótica habilita esse recurso.
Meta (Facebook e Instagram) — plataforma de anúncios. Recebe o retorno de conversão de quem veio de um anúncio da ótica, com identificadores criptografados.
Google (Google Ads) — plataforma de anúncios. Recebe o retorno de conversão offline com telefone e e-mail em hash SHA-256, nunca em texto puro. Ver a seção 13.
Asaas — provedor de pagamentos, no Brasil. Trata os dados de cobrança da ótica assinante — não recebe dados dos clientes finais da ótica.
Brevo e Resend — envio de e-mails transacionais e de notificação do sistema.
Focus NFe — emissão de nota fiscal eletrônica, quando a ótica usa o módulo fiscal. Recebe os dados exigidos pela legislação para emitir o documento.
Calendly — agendamento da conversa comercial com a equipe da Otikos, no site otikos.com.br. Só trata os dados de quem preenche esse agendamento.

Além desses, os dados podem ser compartilhados com autoridade pública quando houver requisição legal, e com a própria ótica que atendeu você — que é, afinal, a destinatária do atendimento.

7. Transferência internacional de dados

Parte dos fornecedores acima está fora do Brasil: Supabase, OpenAI, ElevenLabs, Meta e Google operam em infraestrutura nos Estados Unidos, e a DeepSeek na China. Isso significa que os seus dados podem ser processados e armazenados no exterior, com base no art. 33 da LGPD, para a execução do contrato e do atendimento que você solicitou. Exigimos de cada fornecedor compromissos contratuais de segurança e confidencialidade, e enviamos apenas o dado necessário para a função que ele cumpre.

8. Por quanto tempo os dados são guardados

Clientes e leads da ótica — os dados ficam ativos enquanto houver relacionamento. Depois de 18 meses sem nenhuma atividade — sem nova mensagem, sem agendamento futuro, sem compra —, uma rotina automática anonimiza o registro: apaga nome, telefone, e-mail, mensagens e demais informações que identifiquem a pessoa, e mantém apenas o registro estatístico anônimo. Esse prazo é o padrão do sistema e pode ser ajustado por cada ótica assinante dentro do painel.
Conta da ótica assinante — enquanto a assinatura estiver ativa e pelo período necessário depois do encerramento para cumprir obrigações legais e resolver eventuais pendências.
Registros fiscais e de cobrança — pelo prazo exigido pela legislação fiscal e contábil aplicável, mesmo depois de encerrado o relacionamento.
Registros de acesso e auditoria — mantidos pelo tempo necessário à segurança do sistema e à apuração de incidentes.

Um pedido de exclusão feito por você é processado antes desses prazos, na forma da seção 10, ressalvados os registros que a lei obriga a manter.

9. Seus direitos e como exercê-los

A LGPD (art. 18) garante a você, a qualquer momento e sem custo, o direito de:

confirmar se tratamos dados seus e acessar esses dados;
corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
pedir a anonimização, o bloqueio ou a eliminação de dados desnecessários ou tratados fora da lei;
pedir a portabilidade dos seus dados a outro fornecedor;
pedir a eliminação dos dados tratados com base no seu consentimento;
saber com quem compartilhamos os seus dados;
ser informado sobre a possibilidade de não fornecer o consentimento e sobre as consequências disso;
revogar o consentimento a qualquer momento;
opor-se a um tratamento feito com base no legítimo interesse, e pedir revisão de decisão tomada apenas por sistema automatizado.

Para exercer qualquer um desses direitos, escreva para gsmidiasofc@gmail.com ou fale pelo WhatsApp de atendimento divulgado em otikos.com.br. Respondemos em até 15 dias, conforme o art. 18, § 3º, da LGPD. Podemos pedir informações adicionais para confirmar que o pedido é mesmo seu, antes de executá-lo.

Você também pode apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

10. Como pedir a exclusão dos seus dados

Existe uma página específica para isso: otikos.com.br/excluir-meus-dados. Você informa o telefone usado no atendimento — e, se quiser, e-mail, nome e o motivo — e recebe na hora um número de protocolo para acompanhar o pedido.

Se preferir, o pedido pode ser feito por e-mail para gsmidiasofc@gmail.com. Em qualquer dos caminhos, localizamos os seus registros e apagamos tudo o que permita identificar você — nome, telefone, e-mail, endereço, mensagens trocadas e informações sobre a sua visão —, preservando apenas o registro estatístico anônimo e os documentos que a legislação fiscal obriga a manter. O prazo é de até 15 dias.

11. Cookies e tecnologias de rastreamento

Seremos francos sobre o estado atual: o site institucional otikos.com.br não executa hoje nenhuma tag de análise ou de publicidade. O código do site prevê a instalação de um gerenciador de tags (Google Tag Manager), mas ele está desativado na publicação, porque ainda não existe um aviso de consentimento de cookies que permita a você aceitar ou recusar esse rastreamento antes de ele começar. Enquanto esse aviso não existir, a função permanece desligada.

O que o site e o painel usam hoje é apenas o armazenamento tecnicamente necessário no seu navegador para manter a sessão de quem fez login e lembrar preferências básicas de interface. Esse armazenamento não serve para publicidade e não é compartilhado com terceiros.

Dois pontos merecem atenção: a página pública de agendamento de cada ótica pode conter tags de anúncio da própria ótica, que é quem responde por elas; e, quando você chega ao atendimento vindo de um anúncio, recebemos das plataformas o identificador daquele clique, conforme descrito nas seções 2 e 3.

Se e quando as tags forem ativadas, esta política será atualizada antes disso e um aviso de consentimento será apresentado.

12. Segurança da informação

Todo o tráfego é criptografado em trânsito (HTTPS) e os dados são armazenados criptografados em repouso.
O banco de dados aplica isolamento por conta: cada ótica só enxerga os próprios dados, por regra imposta no próprio banco e não apenas na tela.
Tokens de acesso a serviços de terceiros são guardados cifrados com AES-GCM.
Os acessos a dados pessoais são registrados e auditáveis.
Há limite de requisições por endereço IP e por conta para prevenir abuso e raspagem.
O acesso interno é restrito ao pessoal que precisa dele para operar e dar suporte ao sistema.

Nenhum sistema é infalível. Se ocorrer um incidente de segurança com risco relevante aos seus direitos, comunicaremos você e a ANPD, na forma do art. 48 da LGPD. Suspeitas de incidente podem ser relatadas para gsmidiasofc@gmail.com.

13. Dados obtidos do Google (para óticas assinantes)

Esta seção vale para a ótica assinante que conecta a própria conta do Google Ads ao painel — não para os clientes atendidos por ela. Ao conectar sua conta, pedimos apenas as permissões necessárias para operar o que você contratou:

Gerenciar suas campanhas do Google Ads — listar as contas de anúncio às quais você tem acesso, ler métricas de desempenho para exibir no painel, e criar ou atualizar campanhas, grupos de anúncio, anúncios, palavras-chave, extensões e metas de conversão em seu nome.
Enviar conversões offline — quando um cliente que veio de um anúncio agenda ou compra na loja, devolvemos essa conversão ao Google usando identificadores criptografados (hash SHA-256) de telefone e e-mail, para que suas campanhas otimizem por venda real em vez de cliques. Não enviamos telefone nem e-mail em texto puro.

Os dados circulam somente entre a sua operação e a sua própria conta de anúncios. Não vendemos esses dados, não os usamos para publicidade própria, não os cruzamos entre clientes e não os compartilhamos com terceiros além do necessário para prestar o serviço. Você pode revogar o acesso quando quiser, pelo painel ou direto na sua Conta do Google.

O uso e a transferência, pelo Otikos, de informações recebidas das APIs do Google obedecem à Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado (Limited Use).

14. Crianças e adolescentes

O painel do Otikos é uma ferramenta profissional, destinada a maiores de 18 anos. Quando a ótica atende uma criança ou adolescente, cabe a ela obter o consentimento específico de ao menos um dos pais ou do responsável legal antes de registrar os dados, conforme o art. 14 da LGPD, e tratar esses dados sempre no melhor interesse do menor. Se você identificar dados de um menor registrados sem esse consentimento, escreva para os canais da seção 9 e faremos a exclusão.

15. Alterações desta política e contato

Podemos atualizar esta política para refletir mudanças no sistema ou na legislação. A data da última atualização aparece no início e no fim desta página, e mudanças relevantes serão comunicadas às óticas assinantes pelo painel ou por e-mail. Para qualquer dúvida, solicitação ou reclamação sobre privacidade, o canal é gsmidiasofc@gmail.com.

Leia também os Termos de Uso e, se o seu objetivo for apagar seus dados, vá direto para Exclusão de dados.

Última atualização: 16 de setembro de 2026. Voltar ao Otikos · Sistema de gestão · Marketing · Tráfego pago · Política de Privacidade · Termos de Uso · Exclusão de dados