Follow up automático para óticas

Como funciona a cadência do follow up automático

O follow up entra quando o lead muda para o status certo no funil, por exemplo depois de uma primeira conversa sem resposta, e dispara uma sequência de mensagens automáticas pelo WhatsApp, sem que ninguém da equipe precise abrir a conversa manualmente para lembrar de retomar.

A cadência padrão do Otikos é intercalada, e não diária: mensagens em D+1, D+3, D+5, D+7, D+9, D+11 e D+14 depois da última interação. Esse espaçamento evita insistir todo dia com quem já viu a mensagem e não respondeu, e ainda assim mantém a ótica presente por duas semanas. Na régua de visita à loja, a sequência padrão também tem sete mensagens, mas as primeiras retomadas saem no mesmo dia.

A cadência para assim que o lead responde qualquer uma das mensagens ou agenda um horário. Quando o lead conclui os sete envios sem responder, ele muda automaticamente de status: sai da fila ativa de follow up e entra em Farming, sem a equipe precisar mover manualmente lead por lead.

Para quem é o follow up automático

Serve para ótica onde parte dos leads que chegam pelo WhatsApp ou pelos anúncios param de responder no meio da conversa, antes de agendar exame, orçar lente ou marcar a visita para trocar armação. Sem retomada, esse lead fica esquecido na lista, mesmo tendo demonstrado interesse real no início.

Serve também para quem já faz esse retorno manualmente e conhece o trabalho de lembrar, um por um, de quem ainda não recebeu resposta: revisar o funil todo dia, decidir o texto na hora e correr o risco de esquecer justamente o lead que só precisava de mais um lembrete para fechar.

Faz mais diferença ainda para quem anuncia bastante: cada real investido em Meta Ads ou Google Ads traz lead novo, e um lead que para de responder no meio do caminho é verba que já foi gasta sem virar exame agendado nem venda. Retomar automaticamente reduz essa perda sem exigir mais anúncio.

O que muda na rotina do CRM

Cada regra de follow up é ligada a um status do CRM: quando o lead entra nesse status, é inscrito na cadência; quando muda de status, por exemplo respondeu ou agendou, sai dela automaticamente, sem precisar de uma ação manual da equipe.

• Mensagens saem sozinhas, no intervalo configurado, sem a equipe abrir o WhatsApp lead por lead;
• O texto de cada etapa pode ser editado pela ótica, mantendo o tom de voz próprio da equipe;
• O lead que responde a qualquer mensagem interrompe a cadência na hora, sem sobreposição de envios;
• Ao concluir sem resposta, o lead muda de status sozinho, mantendo o funil limpo e atualizado.

Como o follow up entra e sai do funil

Quem decide quais status disparam ou cancelam uma inscrição é a própria ótica, pelas regras do funil: um status pode inscrever o lead num fluxo de follow up, e outro pode cancelar essa inscrição assim que o lead avança para uma etapa mais adiante, como agendado ou comprou.

Isso evita a situação de um lead que já fechou continuar recebendo mensagem de retomada por engano: a mudança de status feita pela equipe, ou pela própria IA de atendimento, já cancela a cadência sozinha.

Um exemplo comum: o lead entra no status de primeira conversa, some sem responder, e o próprio sistema move esse lead para o status ligado ao follow up depois de um período de inatividade. A cadência de D+1 a D+14 começa dali, e não da data em que o lead chegou pela primeira vez.

Como ativar e ajustar o follow up

O follow up automático já vem configurado com uma cadência padrão assim que a conta é criada no Otikos. A ótica pode editar o texto de cada etapa, os dias de intervalo e quais status do funil disparam ou cancelam a inscrição, direto no painel.

Ele trabalha junto com o atendimento por IA no WhatsApp, que qualifica o lead antes de ele cair numa regra de follow up, e com o Lembrete automático, que cuida do aviso quando o exame já está agendado.

Como o texto de cada etapa é um campo editável, a ótica pode ajustar a cadência para o próprio tom de voz sem depender de suporte técnico, e a ficha de cada cliente mostra em qual etapa da cadência ele está, o que ajuda a equipe a entender o funil sem abrir conversa por conversa.