Como controlar receitas e estoque na ótica

Por que receita e estoque precisam sair da venda

Na ótica, uma única venda de óculos de grau mexe em quatro coisas: o cadastro do cliente, a receita, a armação que sai da vitrine e as lentes que vão para o laboratório. Se cada uma é anotada num lugar, a equipe digita a mesma informação várias vezes, e basta um dia corrido para uma delas ficar para trás. É assim que o estoque do sistema diz que há três unidades de um modelo que já acabou, e que a receita do cliente que voltou para refazer o óculos some numa pasta.

A saída é inverter a ordem: em vez de lançar receita, estoque e financeiro separadamente, a equipe registra a venda, e o resto se movimenta a partir dela. A tabela abaixo mostra a diferença na rotina.

Como organizar as receitas dos clientes

1. Cadastre a receita no cliente, com data, profissional que prescreveu, grau de cada olho, adição e observações.
2. Guarde a foto ou cópia da receita junto ao cadastro, não numa pasta separada nem no celular do vendedor.
3. Ligue cada venda à receita usada: assim dá para refazer o óculos sem procurar papel.
4. Quando o cliente trouxer receita nova, cadastre como nova, sem apagar a anterior, para manter o histórico.
5. Use a data da receita para lembrar o cliente do próximo exame.

Há também a obrigação legal. O Decreto 24.492/1934 manda transcrever as receitas aviadas num livro de registro, com o nome e a residência do paciente e de quem prescreveu (art. 7º), e atribui ao óptico do estabelecimento a tarefa de datar e assinar esse livro (art. 9º). Um cadastro bem feito facilita esse registro, mas confirme com a vigilância sanitária do seu município como ele deve ser mantido na sua loja.

A receita também é dado de saúde, que a LGPD trata como dado pessoal sensível (art. 5º, II). Restrinja o acesso à equipe que precisa dela, não mande receita em grupo de WhatsApp e não use para outro fim além do atendimento. O passo a passo está em LGPD na ótica.

O que registrar de cada receita

Registrar a receita inteira, e não só o grau, evita retrabalho na montagem e no pedido ao laboratório. A equipe não interpreta nem altera a prescrição: ela transcreve o que está escrito e anota as medidas feitas na loja.

Se a equipe tem dúvida na leitura, o guia de balcão para ler receita de óculos ajuda. Sobre prazo, veja receita de óculos tem validade?, que reúne o que dizem a norma e os conselhos.

Como controlar o estoque de armações e lentes

Nem todo item da ótica se controla do mesmo jeito. Armação e lente pronta são estoque de prateleira; lente surfaçada não fica em estoque, ela é pedida ao laboratório para cada venda.

1. Cadastre os produtos com código (etiqueta com código de barras ajuda no balcão).
2. Registre toda entrada de mercadoria com a nota do fornecedor e o custo de compra.
3. Deixe o sistema baixar o estoque pela venda, nunca à mão.
4. Registre também saídas que não são venda: troca em garantia, quebra na montagem e mostruário.
5. Faça contagem por amostragem todo mês e um inventário completo no ano.

Se a loja está abrindo agora, o ponto de partida é outro: quanto comprar. Isso está em estoque inicial de ótica: quantas armações comprar.

Giro, cobertura e inventário: os números do estoque

Com o estoque baixando pela venda, dá para acompanhar dois números que dizem se há armação demais ou de menos. O primeiro é o giro, na forma que o Sebrae/PR ensina a calcular: custo das mercadorias vendidas no período dividido pelo estoque médio. O segundo é a cobertura em dias: o estoque atual a preço de custo dividido pelo custo vendido por dia.

O inventário confirma se esses números são reais. Uma forma prática de organizar:

• Contagem por amostragem todo mês: uma marca, uma vitrine ou uma faixa de preço por vez, comparando com o saldo do sistema.
• Inventário completo uma vez por ano: com a loja fechada ou fora do horário de pico, contando tudo.
• Diferença encontrada vira ajuste com motivo: quebra, troca, erro de cadastro. Diferença sem motivo pede revisão do processo.

Ordem de serviço e laboratório

Óculos de grau quase sempre passa pelo laboratório. A ordem de serviço é o elo entre a venda, a receita e o pedido: ela diz qual lente foi pedida, para qual armação, quando saiu e quando volta. Sem ela, a pergunta "meu óculos já chegou?" vira ligação para o laboratório.

• gere a ordem de serviço a partir da venda, sem redigitar a receita;
• registre a data de envio e a data prometida de retorno;
• registre o custo do laboratório no contas a pagar;
• avise o cliente quando o óculos estiver pronto para retirada.

O que não pode faltar na OS está em ordem de serviço na ótica. Para prazos e parceiros, veja como cumprir e avisar o prazo de entrega de óculos e como escolher o laboratório óptico.

Rotina de controle: o que fazer todo dia, semana e mês

Controle que depende de esforço extra não dura. A rotina abaixo cabe no dia a dia de uma loja pequena:

• Todo dia: toda venda registrada no sistema, com receita vinculada; toda entrada de mercadoria lançada com a nota.
• Toda semana: conferir as ordens de serviço em aberto e os óculos prontos que ainda não foram retirados.
• Todo mês: contagem por amostragem, giro e cobertura das armações, lista de modelos parados e de receitas que completam um ano.
• Todo ano: inventário completo e revisão de quem tem acesso às receitas.

A parte do mês se encaixa no fechamento do mês na ótica sem planilha, e o giro entra entre os indicadores de desempenho que todo dono de ótica deve olhar.

Como fica no Otikos

No Otikos, a equipe lança a venda vinculada ao cliente, à receita e ao pagamento. A partir dela saem a ordem de serviço, o pedido ao laboratório, a baixa de estoque e o lançamento no caixa, no financeiro e no contas a pagar. É o que descreve a página do sistema de gestão para óticas.

Quando o cliente manda a foto da receita no WhatsApp, a IA de atendimento no WhatsApp lê a imagem para apoiar o orçamento, sem fazer diagnóstico, e o card do cliente no CRM para óticas já chega com a receita lida. Depois da venda, o pós-venda segue com cadência de mensagens até o dia 180 e reativação de quem sumiu; as réguas estão em pós-venda e recompra na ótica. Os recursos dependem de configuração e plano.