10 indicadores de desempenho que todo dono de ótica deve olhar

Por que dez indicadores, e não cinquenta

Relatório com cinquenta linhas ninguém lê na segunda de manhã. Dez números cobrem o caminho inteiro da ótica: o cliente chega, é atendido, faz o exame, compra, recebe os óculos, paga e volta. Se um deles piora, você sabe em qual etapa procurar o problema antes que ele apareça no caixa.

A regra que vale para todos: fórmula fixa e mesma fonte. Se em um mês o ticket médio conta lente de contato e no outro não, a comparação não serve para nada. Escreva a fórmula uma vez, num papel colado na parede do escritório, e não mude mais sem anotar.

Os 10 indicadores, com fórmula e frequência

Vendas e margem: faturamento, ticket e margem bruta

Faturamento sozinho engana. Um mês de faturamento alto puxado por promoção agressiva de armação pode deixar menos dinheiro do que um mês mais fraco com mais lente de linha superior. Por isso os três primeiros indicadores andam juntos: o faturamento diz o tamanho, o ticket diz o valor de cada venda e a margem diz quanto disso é seu.

Quando a margem cai, abra por categoria antes de concluir qualquer coisa. O passo a passo para calcular a margem de cada tipo de lente está em margem de lucro em lentes.

O funil do exame: resposta, comparecimento e conversão

Para a ótica que vive de exame de vista, os indicadores 4, 5 e 6 são um funil só. O cliente chama no WhatsApp, espera a resposta, agenda, comparece e compra. Cada etapa perde gente, e a perda se multiplica.

Exemplo declarado: 100 contatos no mês, 40 agendam, 28 comparecem (comparecimento de 70%) e 14 compram (conversão do exame de 50%). Se o comparecimento subir para 80%, são 32 exames e, com a mesma conversão, 16 vendas, sem gastar um real a mais em anúncio. As ações para reduzir falta estão em como aumentar o comparecimento ao exame de vista.

O tempo de primeira resposta é o indicador mais esquecido e o que mais mexe nos outros dois. Ele só pode ser medido se as conversas estiverem num lugar com data e hora de cada mensagem, como um CRM para óticas ligado ao WhatsApp, em vez de vários celulares soltos.

Operação: prazo de entrega e giro de estoque

O prazo médio de entrega mede a promessa cumprida. Separe por tipo de lente, porque lente pronta e multifocal surfaçada têm prazos naturalmente diferentes, e acompanhe também quantas entregas atrasaram em relação à data combinada com o cliente. Atraso recorrente quase sempre tem nome: um laboratório, uma etapa de montagem ou um pedido feito com dado faltando.

O giro de estoque mostra se a parede de armações trabalha ou só ocupa espaço e dinheiro. Um jeito prático de ler: dias de cobertura igual ao estoque de armações a custo dividido pelo custo médio diário das armações vendidas. Exemplo declarado: R$ 45.000 de estoque a custo e R$ 300 por dia de custo vendido dão 150 dias de cobertura. Armação parada há muito tempo é capital de giro preso, tema de capital de giro da ótica. O controle de receitas e estoque no dia a dia está em como controlar receitas e estoque na ótica.

Dinheiro e cliente: inadimplência e recompra

Venda no crediário que não é paga é estoque entregue de graça. A inadimplência precisa de uma janela fixa (30 dias de atraso, por exemplo) e de duas leituras: o percentual da carteira vencida e quanto foi recuperado no mês. A régua de cobrança e as mensagens prontas estão em inadimplência na ótica.

A recompra é o indicador de longo prazo. Óculos não se compram todo mês, então olhe a cada mês o percentual de clientes que já eram da casa e, a cada trimestre, quantos clientes de um ano atrás voltaram. As réguas que trazem esse cliente de volta estão em pós-venda e recompra na ótica.

Como montar o painel e definir metas de referência

1. Escreva a fórmula de cada um dos dez indicadores e de onde vem cada número (sistema, agenda, WhatsApp, extrato).
2. Levante os últimos três meses e calcule a média de cada indicador: essa é a sua linha de base.
3. Defina a meta como uma melhora sobre a linha de base, escolhendo no máximo dois indicadores para atacar por vez.
4. Marque cada indicador em verde (melhor que a base), amarelo (dentro da base) ou vermelho (pior que a base).
5. Fixe um dia e um horário: indicadores diários no fechamento do caixa, semanais na segunda, mensais no dia 5.
6. Para cada vermelho, anote uma ação e um responsável, e confira na semana seguinte se o número respondeu.

• Diário: faturamento e tempo de primeira resposta.
• Semanal: ticket médio, conversão do exame, comparecimento e prazo de entrega.
• Mensal: margem bruta, giro de estoque, inadimplência e recompra.

Como o Otikos ajuda a medir sem planilha

O problema dos indicadores raramente é a fórmula; é o dado espalhado. No sistema de gestão para ótica do Otikos, a venda é lançada vinculada ao cliente, à receita e ao pagamento, e a ordem de serviço, o pedido ao laboratório, o estoque, o caixa, o financeiro e a comissão se atualizam a partir dela. As conversas do WhatsApp e a agenda de exames ficam no mesmo login, o que permite seguir o funil do contato à venda. Os planos começam em R$ 297 por mês, com verba de anúncios à parte, e os recursos dependem de configuração e plano.