Como trocar de sistema na ótica sem perder dados

Antes de tudo: não avise o fim do contrato primeiro

O erro mais caro numa troca de sistema é cancelar o antigo antes de ter os dados na mão. Quando o contrato acaba, o acesso pode acabar junto, e a exportação vira negociação. A ordem segura é: levantar o que existe, pedir a exportação, conferir o arquivo, testar no sistema novo e só então formalizar a saída.

Também vale escolher a época. Migrar na véspera do Dia das Mães, no fim do ano ou na volta às aulas coloca a equipe para aprender sistema novo no pico de movimento. Um mês mais calmo dá margem para errar e corrigir.

Se a troca ainda está em avaliação, os critérios para escolher o sistema novo estão em como escolher sistema para ótica pequena.

O que precisa ir para o sistema novo

Receita merece cuidado dobrado. O Decreto 24.492/1934 manda registrar as receitas aviadas e manter esse registro disponível para a autoridade sanitária (arts. 7º e 8º). Perder o histórico na troca não é só perder informação de venda.

O que a LGPD tem a ver com a troca

Pela Lei 13.709/2018, a LGPD, a ótica é a controladora dos dados dos clientes, e a empresa do sistema é operadora: trata os dados segundo as instruções da ótica (arts. 5º e 39). Os dados são da relação da ótica com o cliente, não do fornecedor do software. Na troca, isso pesa em quatro pontos:

• Acesso e portabilidade: o cliente da ótica tem direito de acessar os próprios dados e de pedir a portabilidade (art. 18, II e V). Para atender, a ótica precisa conseguir tirar esses dados do sistema, a qualquer momento.
• Dado sensível: receita e informação de exame são dados de saúde, tratados como sensíveis (art. 5º, II). O arquivo exportado não pode circular por e-mail aberto ou grupo de WhatsApp.
• Segurança: operador e controlador devem proteger os dados contra acesso indevido e perda (art. 46). Combine canal seguro, senha no arquivo e quem pode baixá-lo.
• Fim do tratamento: terminado o contrato, os dados devem ser eliminados, com exceções como obrigação legal (art. 16). Peça confirmação por escrito de que o fornecedor antigo eliminou a base depois que você conferiu a exportação.

O tema completo, com WhatsApp e IA, está em LGPD na ótica. Para cláusulas de contrato, consulte um advogado.

O que exigir de cada fornecedor

Do fornecedor antigo, por escrito:

• exportação completa em formato aberto (planilha, CSV ou XML), não só um PDF de relatório;
• anexos junto, como fotos de receitas e documentos;
• descrição dos campos, para saber o que cada coluna significa;
• prazo de entrega, eventual custo e acesso de consulta por um período depois do fim do contrato;
• confirmação de eliminação dos dados depois da sua conferência.

Do fornecedor novo, antes de assinar:

• quais dados ele consegue receber, em que formato, e quem faz o mapeamento dos campos;
• teste com uma amostra da sua base antes da importação completa;
• relatório de conferência: quantos registros entraram e quais foram recusados, e por quê;
• treinamento da equipe e suporte no dia da virada;
• a mesma garantia de saída que você está pedindo ao antigo: exportação completa se um dia sair.

Roteiro de migração passo a passo

1. Inventário. Liste o que existe no sistema atual: número de clientes, receitas, parcelas em aberto, itens de estoque e ordens de serviço abertas. Esses totais são a referência da conferência.
2. Exportação. Peça os arquivos ao fornecedor antigo e confira se os totais batem com o inventário.
3. Limpeza. Junte clientes duplicados, corrija telefones sem DDD e marque produtos que não existem mais. Não leve sujeira para o sistema novo.
4. Amostra. Importe uma parte da base no sistema novo e confira cliente a cliente: receita no lugar certo, parcelas com vencimento certo, saldo igual.
5. Importação completa. Com a amostra aprovada, importe tudo e compare os totais com o inventário.
6. Cadastros que não migram. Tabela de preços, formas de pagamento, comissões, usuários e permissões costumam ser configurados de novo.
7. Treinamento. A equipe faz vendas de teste no sistema novo antes da virada.
8. Operação paralela e virada, como na próxima seção.
9. Encerramento. Com tudo conferido, formalize a saída do sistema antigo e peça a confirmação de eliminação.

Operação paralela: curta e com regra

Rodar os dois sistemas juntos por um tempo dá segurança, mas lançar tudo em dobro cansa a equipe e gera divergência. Exemplo de regra que funciona: uma ou duas semanas de paralelo, com três combinados.

• Venda nova entra só no sistema novo a partir do dia combinado. O antigo vira consulta.
• Crediário e caixa são conferidos todo dia entre os dois, até fechar sem diferença.
• Ordens de serviço abertas: ou migram com o status atual, ou terminam no sistema antigo. Decida antes e não misture.

Pedidos ao laboratório em andamento são o ponto mais sensível, porque o óculos volta depois da virada. Liste cada um com previsão de entrega. Se a troca de sistema coincidir com troca de laboratório, faça uma de cada vez; os critérios do parceiro estão em laboratório óptico: como escolher.

Checklist do dia da virada

• Totais de clientes, receitas, parcelas e estoque conferidos com o inventário.
• Contagem física do estoque feita e lançada no sistema novo.
• Saldo do crediário por cliente igual nos dois sistemas.
• Ordens de serviço abertas listadas, com laboratório e previsão.
• Tabela de preços, formas de pagamento e comissões configuradas.
• Emissão de nota fiscal testada com o contador.
• Usuários criados, cada um com a sua permissão.
• Número de WhatsApp e integrações ligados ao sistema novo, quando houver.
• Arquivos exportados guardados em local seguro, com acesso restrito.
• Data de encerramento do contrato antigo e pedido de eliminação registrados.

Se o sistema novo for o Otikos

No sistema de gestão para óticas do Otikos, a venda é lançada vinculada ao cliente, à receita e ao pagamento, e a partir dela saem ordem de serviço, pedido ao laboratório, estoque, financeiro e comissão. O funil do CRM para óticas nasce das conversas do WhatsApp, e a implantação inclui treinar a IA com o jeito de atender da sua ótica.

Na conversa com a equipe, leve o inventário do seu sistema atual e pergunte, como faria com qualquer fornecedor, como cada tipo de dado seria tratado na sua implantação. Recursos dependem de configuração e plano.