Fluxo de caixa na ótica: modelo simples

Por que a ótica precisa de fluxo de caixa semanal

A ótica vende num dia e recebe em vários. O óculos de grau costuma ter sinal na encomenda e saldo na entrega; o cartão parcelado entra uma parcela por mês; o crediário próprio depende de o cliente pagar; e o laboratório, a armação e a lente de contato têm prazos próprios de pagamento. Por isso o mês pode fechar com faturamento bom e a conta ficar no vermelho na terceira semana.

O fluxo mensal esconde esse buraco. O semanal mostra a semana em que o boleto do fornecedor de armações vence antes de as parcelas do cartão caírem, e dá tempo de decidir: adiar uma compra, negociar prazo, antecipar uma parte dos recebíveis ou segurar uma retirada.

Se você ainda não tem nada, a planilha gratuita de fluxo de caixa do Sebrae PR serve de ponto de partida. O que muda na ótica é separar as linhas que o modelo genérico junta: cartão por data de recebimento e crediário por vencimento.

O modelo: a planilha semanal linha por linha

Cada coluna é uma semana (segunda a domingo). As linhas são sempre as mesmas, para comparar uma semana com a outra. Os valores abaixo são exemplo, para mostrar a conta:

Repare que a semana 1 teve boa venda e mesmo assim o saldo caiu, porque a folha e o fornecedor caíram juntos. É esse tipo de leitura que o modelo entrega.

Cartão: a venda é de hoje, o dinheiro é de outro dia

O erro mais comum é lançar a venda no cartão como entrada no dia da venda. No fluxo de caixa, cartão entra na data em que a credenciadora paga e pelo valor líquido, já descontada a taxa. A data e a taxa estão no seu contrato e na agenda de recebíveis do portal da maquininha.

• Débito: lance na data de pagamento prevista no contrato, pelo valor líquido.
• Crédito à vista: lance na data em que a credenciadora paga, pelo valor líquido.
• Crédito parcelado: cada parcela é uma linha na semana em que cai. Uma venda de R$ 1.200 em 6 vezes vira seis entradas de R$ 200 menos a taxa, uma por mês (exemplo).
• Antecipação: só entra se você antecipou de fato, e pelo valor que caiu, já com o custo descontado.

A fórmula do líquido é simples: valor líquido = valor bruto x (1 - taxa). Exemplo: R$ 1.000 no crédito com taxa de 3% viram R$ 970. Antecipar é trocar dinheiro futuro por dinheiro hoje com desconto, então compare o custo antes de aceitar. A Resolução CMN 4.734/2019, do Banco Central, trata das operações de desconto de recebíveis de cartão por instituições financeiras; na prática, vale pedir proposta a mais de uma instituição e não só à credenciadora.

Crediário próprio: previsto não é recebido

Muita ótica de bairro vende no crediário próprio, carnê ou promissória. No fluxo, ele precisa de duas linhas separadas: o que vence na semana e o que foi recebido. Só o recebido entra no saldo. A diferença vai para uma lista de cobrança com nome, telefone, parcela e dias de atraso.

Duas contas para acompanhar toda semana, com exemplo: se venceram 40 parcelas e 34 foram pagas, a taxa de recebimento da semana é 34 ÷ 40 = 85%. E se o crediário representa R$ 8.000 de R$ 40.000 vendidos no mês, ele é 20% das vendas. Quando essa fatia cresce e a taxa de recebimento cai, a loja está financiando o cliente com o próprio caixa.

Regra prática para o planejamento: projete as entradas futuras do crediário pela sua taxa de recebimento dos últimos meses, nunca por 100% do que vai vencer.

Como montar e manter em 30 minutos por semana

1. Escolha o dia fixo: segunda de manhã, antes de abrir, é o mais comum.
2. Lance o realizado da semana anterior: fechamentos de caixa, extrato da maquininha, baixas do crediário e pagamentos feitos.
3. Confira o saldo final da planilha com o saldo do banco. Se não bater, ache a diferença antes de seguir.
4. Atualize as próximas oito semanas de entradas: agenda de recebíveis do cartão, parcelas do crediário pela taxa de recebimento e saldos de encomendas a entregar.
5. Atualize as próximas oito semanas de saídas: boletos de laboratório e fornecedores, folha, comissão, aluguel, impostos e verba de anúncios.
6. Marque em vermelho toda semana com saldo projetado abaixo do seu mínimo (por exemplo, duas semanas de saídas fixas).
7. Decida uma ação para cada semana vermelha: adiar compra, negociar prazo, cobrar crediário atrasado, antecipar parte dos recebíveis ou reduzir uma despesa.

Quem faz a compra de armações também precisa olhar esta planilha antes de fechar pedido. Estoque parado é caixa parado, e o controle de entrada e saída de peças está em como controlar receitas e estoque na ótica.

Fórmulas e sinais de alerta

Decisões que ficam mais fáceis com o fluxo na mão

• Compra de coleção: dividir o pedido em duas entregas ou negociar o primeiro vencimento para depois do pico de recebíveis.
• Condição de pagamento: se o parcelado longo está apertando o caixa, oferecer desconto no Pix ou limitar o número de parcelas em promoções.
• Campanha de anúncios: a verba sai na semana, a venda e o recebível chegam depois. Programe a campanha numa semana com folga.
• Cobrança do crediário: com a lista semanal de atrasos, a cobrança vira rotina, não constrangimento de fim de mês.
• Retirada do dono: só com o saldo projetado das próximas semanas acima do mínimo.

Quem tem mais de uma loja deve fazer um fluxo por unidade e um consolidado. O jeito de organizar está em como gerenciar várias lojas de ótica.

Quando a planilha vira trabalho dobrado

A planilha funciona enquanto alguém lança tudo duas vezes: no sistema de vendas e na planilha. No sistema de gestão para óticas do Otikos, o financeiro nasce da venda: a equipe lança a venda vinculada ao cliente, à receita e à forma de pagamento, e o lançamento no caixa e no contas a pagar, incluindo o custo do laboratório, sai desse registro. Do lado das entradas futuras, o CRM para óticas mostra quantas vendas o funil gerou e o ticket médio, o que ajuda a projetar as semanas seguintes.