Quanto custa uma ótica funcionar por mês: a planilha dos custos fixos

As cinco contas fixas que fazem a ótica vender

Este guia nasceu de um carrossel do @otikosoficial que fazia uma pergunta simples: quanto custa a sua ótica funcionar todo mês? Aluguel, folha do balcão e laboratório todo dono já sabe de cabeça. O que costuma ficar espalhado é o custo da máquina comercial, o conjunto de serviços que traz o cliente, responde, vende e chama de volta. Na maioria das óticas independentes, ela tem cinco peças:

• Agência de marketing: sobe e acompanha os anúncios no Meta Ads e no Google, e manda relatório.
• Social media: faz as artes e os posts do Instagram e do Facebook.
• Atendente do WhatsApp: responde quem chama, passa preço e marca exame, no horário comercial.
• Ferramenta de pós-venda: dispara mensagens para quem já comprou ou sumiu.
• Sistema de gestão: PDV, estoque e caixa da loja.

Somando o exemplo, dá R$ 5.999 antes dos encargos da atendente. Com eles, a conta passa de R$ 6.000 por mês, em cinco boletos de cinco fornecedores diferentes. A verba que vai para a Meta ou para o Google não entra nessa soma: ela é investimento em mídia e fica sempre à parte.

1/4

2/4

3/4

4/4

Como montar a planilha do custo mensal da ótica

Uma tarde com os extratos dos últimos três meses resolve. A ideia é sair com um número que você confia, e não com uma lembrança de quanto cada um cobra. Faça assim:

1. Puxe os extratos e a fatura do cartão de três meses. Marque tudo que se repete todo mês e tem a ver com vender: agência, freelancer, aplicativos, sistemas, salários de quem atende.
2. Crie uma linha por fornecedor, com as colunas: o que entrega, valor mensal, data de reajuste, fidelidade ou multa, e quem da equipe conversa com ele.
3. Some os encargos de quem é CLT. Salário não é o custo da pessoa: entram 13º, férias com um terço a mais, FGTS de 8% (Lei 8.036/1990) e benefícios como vale-transporte. Peça o valor total ao contador.
4. Separe verba de mídia de honorário. O que vai para a Meta e o Google fica numa linha própria, fora do custo fixo. Misturar os dois faz a agência parecer mais cara ou mais barata do que é.
5. Dilua o que foi pago uma vez. Implantação, setup ou treinamento: divida por 12 e lance como custo mensal do primeiro ano.
6. Anote as horas da casa. Quantas horas por semana você ou o gerente gastam passando lead de um lugar para outro, cobrando relatório ou conferindo quem já foi chamado. Isso também é custo.
7. Feche o total e o custo por cliente novo. Divida o custo fixo comercial do mês pelo número de clientes novos que compraram no mesmo mês.

Esse último número é o que torna a planilha útil. Custo fixo não cai quando a venda cai, então ele pesa mais justamente nos meses fracos. Saber o valor por cliente ajuda a decidir se o problema é gastar demais ou vender de menos. Para a parte da verba, o raciocínio está em quanto investir em tráfego pago na ótica.

O que cada conta entrega e onde ela para

Cada fornecedor costuma fazer bem o que foi contratado para fazer. O ponto é que cada um entrega até a borda do próprio serviço, e a borda de um não encosta na do outro. Vale preencher, ao lado de cada linha da planilha, onde a responsabilidade daquele fornecedor termina:

Quando a coluna da direita fica cheia, a conclusão é clara: a ótica paga cinco serviços e ninguém é responsável pelo caminho inteiro do cliente, do anúncio ao caixa.

O que cai entre as frestas quando cinco fornecedores não conversam

O custo que não aparece no boleto é o do cliente que se perde na passagem de um serviço para o outro. Os vazamentos mais comuns:

• O lead da noite. O anúncio roda 24 horas, o atendimento para às 18h. Quem chamou às 21h recebe resposta no dia seguinte, quando já pediu preço em outro lugar.
• A origem que some. A venda entra no sistema sem a informação de qual anúncio trouxe o cliente. A agência continua otimizando por clique, porque não recebe a venda de volta.
• A lista desatualizada. A ferramenta de pós-venda depende de alguém exportar a lista de quem comprou. Se ninguém exporta, quem comprou ontem não recebe nada, e quem já voltou recebe mensagem de "sentimos sua falta".
• O interessado que esfria. Quem pediu orçamento e não respondeu não está em lista nenhuma. Fica na conversa do celular até ser esquecido.
• O dono virando cola. Você passa a ser a integração: copia lead, cobra relatório, confere quem foi chamado. São as horas que a planilha do passo 6 mede.

Nenhum desses vazamentos é culpa de um fornecedor. É o efeito de ter o caminho do cliente dividido em cinco sistemas. Quem já sentiu isso no pós-venda encontra o roteiro de recompra em pós-venda e recompra na ótica.

Como comparar a sua conta com um sistema que faz tudo

Com a planilha pronta, a comparação com uma solução que junta marketing, atendimento e gestão fica justa. Não compare só o total; compare linha por linha:

1. Marque o que a solução substitui de verdade e o que continua com você. Vendedor do balcão, profissional do exame e verba de anúncios continuam existindo.
2. Compare horário de atendimento, não só preço. Atendente cobre o expediente; uma IA de atendimento pode responder fora dele.
3. Pergunte se a venda volta para o marketing. Se o anúncio, a conversa e o caixa ficam no mesmo lugar, a origem do cliente fica registrada.
4. Some implantação, fidelidade e reajuste dos dois lados, com o mesmo critério da sua planilha.
5. Planeje a transição. Contrato de agência e de sistema tem aviso prévio. Não cancele nada antes de a nova estrutura estar rodando.

Se a dúvida for só sobre o preço do sistema de gestão, sem o resto da estrutura, o detalhamento está em quanto custa um sistema para ótica.

Erros comuns ao calcular o custo mensal

• Contar só o salário da atendente. Sem encargos e benefícios, a linha fica menor do que é.
• Somar a verba de anúncio ao custo da agência. A verba é mídia e varia; o honorário é fixo. São decisões diferentes.
• Esquecer o aplicativo pequeno. Disparador, agenda online, banco de imagens: as assinaturas pequenas, juntas, viram uma linha grande.
• Ignorar o reajuste anual. Uma linha que sobe todo ano muda a conta em 12 meses.
• Comparar total com total sem olhar entrega. Um valor menor que deixa a noite sem resposta pode sair mais caro em venda perdida.

Como o Otikos entra nessa conta

O Otikos é um sistema de gestão para óticas com IA que reúne, no mesmo login, IA de Marketing, IA de Atendimento e Agendamento e IA de ERP. Na planilha, ele ocupa as linhas da agência, da atendente e do sistema da loja:

• a IA de Marketing cria campanhas de Meta Ads pelo painel, ajusta orçamento e status por regra e gera conteúdo para Instagram e Facebook;
• o atendimento no WhatsApp com IA responde 24 horas, orça pela tabela da ótica, lê a foto da receita para apoiar o orçamento, sem diagnóstico, e agenda o exame;
• o follow-up automático retoma quem parou de responder, e o pós-venda segue em cadência até o dia 180;
• a venda lançada no balcão atualiza ordem de serviço, estoque, caixa, financeiro e comissão.

Os planos começam em R$ 297 por mês, apresentados conforme o número de unidades e o volume de atendimento. A verba de anúncios é sempre à parte, paga direto à Meta ou ao Google. Recursos dependem de configuração e plano. Para ver como a IA se encaixa no restante da operação, leia o guia completo de IA para óticas.